1、了解应用场合。掌握PPT资料的应用场合是用于总结、汇报、宣传、培训等。
总结型PPT——主要讲成绩、问题、后续工作计划，内容粗略一些
汇报型PPT——讲成绩、问题、解决办法、后续计划，内容详细一些
宣传型PPT——风格偏商务一些，注重画面的清晰度和美观
培训型PPT——内容要进行简化，只显示一些提示信息
2、了解观看人数。如果是少数人员观看，不需要太注重PPT美观性和色彩；多人观看因为可能观看距离较远，则需要注意PPT美观度（因为受众面较大，影响较大）和色彩（因为投影仪有一定色彩，在现场观看的人员可能看不清楚，所以需要色彩的搭配）
3、了解播放屏幕规格尺寸。在制作PPT前需要掌握播放屏幕规格尺寸的信息，因为不同的屏幕规格需要对应不同的PPT版面比例，如果搭配不当，则现场效果会比较差。PPT常用的比例有两种：一种是4:3，一种是16:9。只有PPT的比例与屏幕一致，展示出来才会显得比较美观。
4、建立金字塔结构。根据PPT主题内容编写内容大纲，明确一级、二级、三级题目的各自内容和对应关系，形成金字塔结构，便于审视PPT的逻辑。逻辑就是PPT的生命，所以此阶段应花大力气进行设计。
5、前期准备。新建空白PPT，按演讲思路排好每页内容。（一般包括：封面、目录、内容、结尾）一般演讲的思路：
1.What是什么—摆出中心论点；
2.Why为什么—为什么是这样；
3.How怎么样—如何达到或做到。
6、整体把握
1.整体设计统一：母版中选定色系（＜3种），设置字体（＜3种）、字号，确定标题、logo位置等。
2.细节设计统一：相同层级内容相同设计。(可借助网格和参考线做到跨页统一)。
7、细节出彩。设计顺序：内容为先，封面、目录、结尾随意。
1.将内容进行提炼，即对每页内容的关键词和重要挂念进行提炼。
2.对版式进行美化，即对每页PPT进行版式和美工设计
细节上要尽量做到简洁，在表达方式选择上尽量图片和图表，尽量少使用文字描述。
