1、 第一步，收到文件后，第一时间打印，做好收文登记，打印，填写文件处理标签，包括收文编号、收文日期、来文单位、文件份数、秘级（如果有限办时间，加盖限办专用章）；
2、第二步，提交办公室主任签批处理意见，进入处理流程，按照签批意见逐一送达相关领导和部门，文件签完后及时收回，以防丢失；
3、第三步，对签阅文件，相关人员均签字后文件即办完；如果需要执行或反馈办理结果的，需要督促相关部门及时将结果上报，并将结果（书面材料或报表）附文件后；
4、第四步，对文件办理情况进行自查，看是后漏签人员或漏办事项，最后在处理标签上注明办理结果，并移交归档，一份文件才算办完。
5、第五步，要对收文进行分类，尤其是上级来文，文件办理好后，要及时整理分类归档存放，便于查找，并按年度进行归档。
