1、第一步：建立组织机构框架。
会议组织者根据其他国际会议和上届国际会议的组织形式，构建本届国际会议的组织机构框架，并画出组织机构框图。
2、第二步：呈报主管部门批准并与有关部门协商。
有些大型国际会议的组织机构和参加人员需要经过主管部门批准。例如，拟邀请某位国家领导人担任会议名誉主席。领导小组的成员一般也是一些政府主管部门的领导同志，也需要和这些部门协调。
3、第三步：初步确定各机构的人选。
会议组织者根据主管部门批准的组织形式，开始在全国范围内物色各个委员会的主席、副主席和成员，以及秘书处的秘书长和专职工作人员。
4、第四步：召开专门会议并建立各个会议机构。
召开专门会议落实会议所有机构的人员，并由主办单位颁发聘书。
5、第五步：建立会议筹备办公室。
建立会议筹备办公室，形成能够正常工作的办公条件。
