1、各单位文件管理人员对保管的秘密文件应做到：绝密文件一周一核对，机密文件半月一核对，秘密文件一月一核对。
2、市直单位对其下属单位的文件实行一季度一清退。每年三月底市委市府将上年各类秘密文件的清退情况向保密委员会作出报告。
3、清退的退回原发文部门。需要归档的移交档案部门。无保存价值的，按照规定销魂处理。
4、经管秘密文件的人员工作变动时，应对所管秘密文件进行清点移交。所有工作人员，包括领导干部，调动工作时，对个人使用的秘密文件不得私自带走，更不能随意销毁和遗弃，必须全部移交清楚后，才能离开。
