1、无论使用什么邮箱来发放邮件，邮件的格式都是一样的注意事项：
首先是收件人和抄送人：
收件人：是负责此事件的当时人，或者是主要久恩人；
抄送人：抄送给负责此事的人员的直属上级领导和发件人的直属上级领导；
2、注意：如果负责此事的人就是部门领导人，就直接在收件人添加他的邮箱号
抄送就要抄送到领导的上级（如果只是小事情，就不用抄送给领导）
小事情的定义一般都不太好鉴定，所以你在发送邮件的时候可以询问你的上级领导。因为有些事情确实没有必要都抄送！
收件人是多个，用“；”隔开
3、主题
非常重要，每天往来的邮件多如牛毛，领导的邮件更是来自四面八方，不仅涉及到公司内部邮件，还有公司外部邮件，所以你的主题一定要明确提到事情的重点。否则你的邮件很可能石沉大海。
一般都是这样写：关于xxx事件xxxx
4、称谓
不能用昵称，但是外企可以用大家的英文名字，从上级到下级都可以使用；
而在国内企业最好使用职位称呼，比如：xx经理、xx主管等等
5、邮件内容
一定要简明扼要的将事情的原委说清楚，如果一句两句说不清楚的时候，最好采用分段法：
使用1、2、3来把自己要说的重点叙述清楚。
6、落款
要写上自己部门名字及自己的全名、联英倘系方式、写邮件的时间（外企写自己的英文名，留下部门电话，邮件地址等等）
很多人发邮件的时候发完就完了，也不提及自己的姓名、联系方式，掐头去尾，这样显得邮件很不完整，也很没有礼貌。
注意：留部门电话的时候要留下分机号
7、总体而言邮件算是完成了，如果你需要在邮件的内容有特别提醒注意的事情的事情，需要标注成其他的颜色以示提醒（但是一般不采用这样的，因为给他很紧张的感觉，除非特别紧急，这样就像是一封鸡毛信了）
8、添加附件
最后不要忘记添加附件
自己要说明的问题可能在邮件内随帮醒容中无法阐述清楚，必须要附上一个电子表格或者一个文件来辅助说明问题。
9、 如果在写邮件的过程中有重要的事情要处理，一定要记得先保存，等一下再接着写
最后写完后要记得在有效时间内发送出去。（我的领导有时候忙起来了真是要忙忘记掉，写完了忘记发放邮件的事情总是常常发生）
