1、首先，要明确报告或公文的目标和要求。
如果没有明确的目的和要求，你的行文再好最终完成的报告也将让人摸不着重点。因此，在写作以前最好和领导沟通，明确他想看的点，直奔重点去写，其他渲染之词可以适当减少。不同类别的报告或公文由于目标的不同，写作方式也会都有所不同。如写调查报告就要严谨、准确反映客观事实；写年度工作总结或部门领导总结发言，就要彰显工作成果。
2、第二，多参考以前成型的报告和征求专家的意见。
如果以前年度有类似的报告或公文，可以拿过来参考其中的措辞，揣摩行文的特点，积累写作经验。因为以前的文档都是经过领导审查或正式发布过的，符合公司对公文或报告的习惯或规定。另外，如果给老板写报告，问问老板秘书是个不错的选择。
3、第三，要注意文档的所有细节。
如果编辑Word文档的报告，要注意很多细节，比如说加页码，标题和目录要清晰，不要有错别字和语法错误，重点内容要加粗或者加双下划线显示，语言要精练准确，主要内容在文档中排版要考前。
如果是PPT演示文档，要注意配色的舒适度，适当利用部分图片或图形，不要有太多大段文字，演示文档字体在显示屏上是否清晰等等。
4、第四，写完报告或文书后要拿给别人帮你重新审核一次。
一般我们自己写作完成的文档，怎么看怎么顺，会有审核盲点的，有些错误自己看不出来，只有拿给其他人才能看出来。就比如说你审阅别人的文档会能看出很多问题，你写的东西从第三方的角度才能更好的发现问题。
5、第五，仔细研读老板或领导给你提的修改意见，积累经验。
如果领导或老板审阅完毕，给你提出了修改意见，或者直接在文档中进行了修改，你一定不要只把修改的内容直接改进文档了事，一定要考虑老板为什么这么改，这么改了有哪些好处或者规避了什么问题，这样日积月累才会有所增长。
